Privacyverklaring

U heeft er recht op dat de gemeente Heemstede zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaat. Dat is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere specifieke wetgeving, zoals de Wet basisregistratie persoonsgegevens, de Participatiewet en de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer. 

Als u gebruik maakt van diensten of producten van de gemeente, hebben wij gegevens van u nodig. Die verstrekt u bijvoorbeeld via een formulier, telefonisch of via de WhatsApp. Denk aan gegevens als:

  • naam
  • geboortedatum
  • geboorteplaats
  • adresgegevens
  • telefoonnummer
  • e-mailadres

Maar soms vragen we ook andere gegevens als dat nodig is voor een bepaalde dienst die u van de gemeente wilt. Zo hebben wij bijvoorbeeld een pasfoto van u nodig bij de aanvraag van uw paspoort of rijbewijs of vragen we gegevens over uw gezondheid als u een hulpmiddel aanvraagt.

Waarom is dat nodig?

Wij hebben uw persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig:

  • voor het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken, zoals het beoordelen van uw aanvraag
  • voor het afhandelen van uw betaling
  • om u te kunnen bellen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • om iets bij u af te leveren
  • als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld als wij gegevens nodig hebben voor de belastingaanslag

In sommige gevallen gaat het om zogenaamde ‘bijzondere’ en/of ‘gevoelige persoonsgegevens’ van u. Dit zijn bijvoorbeeld gegevens over uw financiële situatie of over uw gezondheid. Ook uw Burgerservicenummer valt hieronder. Deze gegevens verwerken wij alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
De gemeente Heemstede heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt in kaart gebracht in het Register van verwerkingen Heemstede. In dit register beschrijft de gemeente welke persoonsgegevens zij verwerkt en voor welke doeleinden. 

Zonder uw gegevens kunnen wij onze taken niet uitvoeren en u niet helpen. Wij zorgen ervoor nooit meer gegevens van u te vragen dan nodig zijn voor deze taken. Bij het behandelen van uw aanvraag kijken we altijd naar uw specifieke aanvraag en nemen we niet geautomatiseerd besluiten.

Wie is verantwoordelijk?

Uw gegevens worden op de afdelingen verwerkt. Maar uiteindelijk is óf de gemeenteraad, óf het college van burgemeester en wethouders óf de burgemeester hiervoor verantwoordelijk. Wie er verantwoordelijk is hangt af van het werkproces.

Hoe lang we gegevens bewaren

Gemeente Heemstede bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. In een aantal gevallen worden uw gegevens langer bewaard op grond van de Archiefwet of op grond van andere wetgeving.

Delen met anderen

De gemeente Heemstede verstrekt uw gegevens alleen aan anderen als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Als wij organisaties vragen om in opdracht van ons uw gegevens te verwerken, dan sluiten wij een overeenkomst om ervoor te zorgen dat zij op dezelfde beveiligde en vertrouwelijke manier met uw gegevens omgaan. De gemeente Heemstede blijft namelijk verantwoordelijk voor deze verwerkingen van uw persoonsgegevens. Wij verstrekken geen gegevens aan landen buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties.

Kinderen

De gemeente heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Onze website kan echter niet controleren of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder uw toestemming.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen: uw rechten

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Heemstede, via het algemene nummer 14 023 of via privacy@heemstede.nl Als u een klacht heeft over de verwerking van uw gegevens, dan kunt u ook met de Functionaris Gegevensbescherming contact opnemen.
Verwerken wij uw gegevens alleen omdat u er toestemming voor heeft gegeven? Dan heeft u altijd het recht om uw toestemming in te trekken. Als u dat doet, stoppen wij meteen met de verwerking van uw gegevens.

Beveiliging

Gemeente Heemstede neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn? Denkt u dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben gebruikt? Of heeft u aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact op met ons via 14 023 of via gemeente@heemstede.nl

Uw websitebezoek

Gemeente Heemstede gebruikt technische cookies, functionele cookies en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Met cookies worden daarnaast uw surfgedrag en voorkeuren bijgehouden. Hiermee kunnen wij onze dienstverlening aan u verbeteren. Toch kunt u ervoor kiezen om zich af te melden voor de cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Meer informatie

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door de gemeente Heemstede kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Heemstede, via het algemene nummer 14 023 of via privacy@heemstede.nl
Voor meer informatie over privacy kunt u de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.

De gemeente Heemstede heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt in kaart gebracht in het Register van verwerkingen Heemstede. In dit register beschrijft de gemeente welke persoonsgegevens zijn verwerkt en voor welke doeleinden.

Het register is een dynamisch document en wordt continu geüpdatet. Wanneer bijvoorbeeld een werkproces verandert of wanneer er een nieuw werkproces wordt gestart, wordt dit aangepast in het register. Bovenaan het register staat altijd de laatste versiedatum genoemd.

Bekijk hier het Register van verwerkingen.

Vragen over het Register van Verwerkingen?

Heeft u vragen over het register? Dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming, via privacy@heemstede.nl De Functionaris Gegevensbescherming houdt binnen de gemeente toezicht op de toepassing en naleving van de privacywet zoals beschreven in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Meer weten over hoe de gemeente omgaat met privacy en wat uw rechten zijn? Ga dan naar onze privacyverklaring.

Toelichting op het Register van verwerkingen Heemstede

Gemeente Heemstede kent drie verwerkingsverantwoordelijken, namelijk:

  • de burgemeester;
  • het college van burgemeester en wethouders;
  • de raad.

Het Register van verwerkingen Heemstede is per afdeling van de gemeente ingedeeld. Vervolgens is per afdeling aangegeven welke taken de afdeling uitvoert en welke verwerkingen van persoonsgegevens er plaatsvinden. Er zijn 14 kolommen in het register waarin informatie over het werkproces is te vinden. Dit zijn:

  • Naam verwerking
  • Eindverantwoordelijke
  • Afdeling
  • Verwerkingsdoeleinden
  • Rechtmatige grondslag
  • Uitleg
  • Categorieën van betrokkenen
  • Categorieën van persoonsgegevens
  • Bijzondere persoonsgegevens
  • Categorieën van ontvangers
  • Doorgifte aan een derde land
  • Bewaartermijn
  • Technische en organisatorische maatregelen
  • Herkomst gegevens

Hieronder volgt een korte toelichting per kolom:

Naam verwerking

Hier wordt de naam van het werkproces vermeld, zoals bekend binnen de gemeente.

Eindverantwoordelijke

Met eindverantwoordelijke bedoelen we de verwerkingsverantwoordelijke. Dit is degene die bepaalt welke persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel en op welke manier deze verwerking plaatsvindt. De verwerkingsverantwoordelijken binnen de gemeente Heemstede zijn de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de raad.

Afdeling

In deze kolom staat vermeld welke afdeling de werkprocessen uitvoert waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

Verwerkingsdoeleinden

Het doel van het werkproces.

Rechtmatige grondslag

In deze kolom is aangegeven welke wettelijke grondslag bij het werkproces hoort. De AVG kent verschillende mogelijke grondslagen, waarvoor gegevens mogen worden verwerkt:

  • ondubbelzinnige toestemming van de betrokkene;
  • uitvoeren van een overeenkomst;
  • wettelijke verplichting;
  • vitaal belang van de betrokkene;
  • noodzakelijk voor de goede vervulling van een taak in het algemeen belang of voor de uitoefening van het openbaar gezag;
  • gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke.

Uitleg

In deze kolom wordt de grondslag verder uitgelegd. Zo worden bijvoorbeeld de wetten genoemd die bij de wettelijke grondslag horen.

Categorieën van betrokkenen

De betrokkene is de persoon van wie gegevens verwerkt worden. Hier staat aangegeven van wie de gegevens verwerkt worden.

Categorieën van persoonsgegevens

In deze kolom wordt weergegeven wat voor soort persoonsgegevens worden verwerkt voor het betreffende werkproces. Er zijn ‘gewone’ persoonsgegevens en ‘bijzondere’ persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen in bijzondere omstandigheden worden verwerkt. Deze zijn daarom in een aparte kolom opgenomen. Er wordt verwezen naar een apart document (volgt nog).

Bijzondere persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt als de AVG daar toestemming voor geeft. Denk daarbij aan gegevens over de gezondheid, ras en geloof, en strafrechtelijke gegevens. Hier is al gauw sprake van. Van een pasfoto voor uw paspoort zijn uw ras en in sommige gevallen uw geloof af te leiden. Ook het Burgerservicenummer (BSN) valt onder de bijzondere gegevens.

In deze kolom worden op sommige plekken de specifieke gegevens aangegeven. Op andere plekken wordt verwezen naar een apart document (volgt nog).

Categorieën van ontvangers

In deze kolom is weergegeven aan wie de persoonsgegevens beschikbaar worden gesteld. Dit kunnen afdelingen binnen de gemeente zijn, maar ook personen of instanties buiten de gemeente.

Doorgifte aan een derde land

Als persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land of organisatie buiten de Europese Unie, dan wordt dit in deze kolom vermeld.

Bewaartermijn

De AVG schrijft voor dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking, tenzij een wet iets anders bepaalt over de bewaartermijn. In veel gevallen wordt de bewaartermijn via de Archiefwet geregeld. Soms is er sprake van aparte wetgeving hiervoor. ‘Conform DIV’ betekent dat de bewaartermijn is opgenomen in de vernietigingslijst van de afdeling Informatiebeheer. De termijnen zijn afkomstig uit de verschillende wetgevingen.

Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Gemeenten moeten voldoen aan de beveiligingsmaatregelen uit in de Baseline Informatiebeveiliging Gemeente (BIG). De gemeente Heemstede zorgt ervoor aan de BIG te voldoen.

Herkomst gegevens

Met deze kolom wordt inzichtelijk waar de persoonsgegevens vandaan komen.